KSeF w firmie produkcyjnej CNC. Co się zmienia i jak się przygotować?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma, która docelowo zastąpi papierowe i mailowe faktury PDF ujednoliconym, elektronicznym obiegiem dokumentów. Od momentu ogłoszenia obowiązkowego wdrożenia budzi wśród przedsiębiorców wiele emocji i to zarówno tych pozytywnych, jak i negatywnych.
Firmy zajmujące się produkcją usługową CNC są w tej grupie widoczne. Z jednej strony to często kilku lub kilkunastoosobowe przedsiębiorstwa, które przez lata wypracowały własne, nieformalne sposoby obiegu dokumentów. Z drugiej strony są to firmy z realną potrzebą kontroli nad surowcami, zleceniami i kosztami, które nowy system może faktycznie odciążyć.
W tym artykule przyglądamy się KSeF z praktycznej strony. Bez zbędnego entuzjazmu, ale też bez niepotrzebnej paniki. Opisujemy realne obawy przedsiębiorców, pokazujemy, jak dziś wygląda obieg faktur w typowej firmie CNC i przedstawiamy, co może się zmienić, gdy KSeF zacznie współpracować z systemem ERP.
Obawy przedsiębiorców związane z KSeF
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wywołało w środowisku przedsiębiorców falę pytań i niepokoju. I trudno się temu dziwić. Nowy system to nie tylko zmiana narzędzia, ale ingerencja w codzienne procesy firmy, które przez lata działały w określony sposób. Badania i rozmowy z przedsiębiorcami pokazują, że obawy są realne i powtarzają się niezależnie od branży czy wielkości firmy. Oto te, które pojawiają się najczęściej.
- Wzrost biurokracji zamiast jej ograniczenia
Część przedsiębiorców uważa, że KSeF zwiększy, a nie zmniejszy obciążenia administracyjnego.
- Inwigilacja i utrata tajemnicy handlowej
Pełny wgląd fiskusa w transakcje w czasie rzeczywistym budzi obawy o to, że dane mogą trafić w niepowołane ręce.
- Koszty wdrożenia
Dostosowanie oprogramowania, integracja z systemami ERP oraz księgowymi, zakup nowych narzędzi IT i szkolenia pracowników.
- Ryzyko awarii systemu i przestojów
Obawa, że niedostępność KSeF zablokuje wystawianie faktur i spowoduje zatory płatnicze.
- Brak wsparcia i komunikacji ze strony rządu
Kampanie informacyjne oceniane są jako niewystarczające. Głównym źródłem wiedzy dla przedsiębiorców pozostają księgowi i media, nie Ministerstwo Finansów.
Jak dziś wygląda obieg faktur w małej firmie produkcyjnej CNC?
W firmach zajmujących się produkcją usługową CNC, zatrudniających od kilku do kilkudziesięciu osób, obieg dokumentów fakturowych wygląda zazwyczaj podobnie. I rzadko kiedy jest w pełni uporządkowany.
Faktury sprzedażowe najczęściej wystawia właściciel, kierownik produkcji lub dedykowany pracownik działu obsługi klienta. Dzieje się to bezpośrednio po realizacji zlecenia lub na podstawie informacji przekazanej ustnie albo przez komunikator. Gotowa faktura trafia do klienta mailem w formie PDF, a jej kopia ląduje w folderze na dysku lokalnym lub w chmurze. Księgowa, często zewnętrzna, pobiera faktury raz na jakiś czas. Pod koniec miesiąca lub przed terminem rozliczenia VAT ręcznie wprowadza dane do programu księgowego.
Faktury zakupowe za materiały, narzędzia i usługi podwykonawców spływają różnymi kanałami: mailem, pocztą tradycyjną, a nierzadko są przynoszone fizycznie przez dostawcę lub pracownika, który zrobił zakupy. Część z nich trafia od razu do księgowej, część zalega na biurku właściciela lub w skrzynce mailowej przez kilka dni. Magazyn zazwyczaj nie ma wglądu w faktury. Przyjęcie towaru odbywa się na podstawie dokumentu WZ lub po prostu na oko, a weryfikacja zgodności z fakturą następuje dopiero później, jeśli w ogóle.
W efekcie w wielu firmach tego typu informacja o kosztach i przychodach jest rozproszona. Część danych jest w programie księgowym, część w Excelu, część w głowie właściciela. Działy odpowiedzialne za produkcję, magazyn, sprzedaż i księgowość działają w dużej mierze osobno, przekazując sobie informacje w sposób nieusystematyzowany. To rodzi opóźnienia, pomyłki i trudności w bieżącym kontrolowaniu finansów firmy.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoje zakłady produkcyjne dojrzały już do automatyzacji, poznaj 5 sygnałów, że firma CNC potrzebuje systemu ERP. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak nowoczesne podejście transformuje codzienne operacje, przeczytaj również nasz artykuł: Dlaczego zarządzanie produkcją CNC to klucz do sukcesu.
Jak może wyglądać obieg dokumentów z KSeF i systemem ERP?
Wprowadzenie KSeF w połączeniu z systemem ERP zmienia sposób, w jaki informacja o fakturach przepływa przez firmę. I robi to bez konieczności ręcznego przepisywania danych czy wysyłania plików między działami.
Comarch jako system uniwersalny posiada potężne i sprawdzone zaplecze finansowo-księgowe, co dla wielu firm jest kluczowym argumentem w obliczu nadchodzących zmian prawnych. Warto jednak pamiętać, że integracja produkcji z systemem skarbowym to wyzwanie rzutujące na cały proces realizacji zamówień. Sprawdź nasz poradnik, w którym szczegółowo wyjaśniamy, jak wdrożyć KSeF w firmie produkcyjnej CNC i jak przygotować na to obieg dokumentów na hali.
Faktury zakupowe i obieg materiałów
System ERP monitoruje stany magazynowe i gdy poziom surowca spadnie poniżej minimum lub pojawi się zapotrzebowanie pod konkretne zlecenie, generuje zamówienie do dostawcy. Gdy dostawca realizuje zamówienie, wystawia fakturę w KSeF, skąd system ERP firmy pobiera ją automatycznie.
Fizyczna dostawa trafia do magazynu z dokumentem WZ. To, jak wygląda dalszy proces, zależy od organizacji firmy. Magazynier może od razu połączyć dostawę z fakturą pobraną z KSeF, z możliwością ukrycia cen, jeśli firma tego nie potrzebuje na tym etapie. Alternatywnie przyjmuje materiał na stan na podstawie WZ, a powiązanie z fakturą następuje później w biurze.
Po przyjęciu surowców produkcja rozchodowuje materiały zgodnie z zaplanowanymi zleceniami. Stany magazynowe aktualizują się na bieżąco, a koszty materiałowe są widoczne w systemie od razu, bez czekania na koniec miesiąca.
Chcesz wiedzieć, jak precyzyjnie liczyć zużycie i koszt materiału? Zajrzyj do artykułu: Jak policzyć koszt materiału dla produkcji CNC.
Faktury sprzedażowe
Gdy gotowe produkty są wysyłane do klienta, dział realizacji zamówień wystawia fakturę sprzedażową bezpośrednio z ERP. Faktura trafia natychmiast do KSeF, klient odbiera ją w swoim systemie, a cały proces odbywa się bez wysyłania plików PDF mailem.
Księgowa
Niezależnie od tego, czy pracuje na etacie w firmie, czy obsługuje ją jako zewnętrzne biuro rachunkowe, ma dostęp do wszystkich faktur bezpośrednio przez KSeF w ujednoliconym formacie. Nie ma potrzeby ręcznego przynoszenia dokumentów, skanowania ani przepisywania danych. Co istotne, systemy ERP nie muszą być integrowane z każdym możliwym programem księgowym z osobna. Wystarczy integracja z KSeF, który staje się wspólnym punktem wymiany dokumentów.
Inne działy i bardziej złożone struktury
Ten sam mechanizm działa również w firmach o bardziej złożonej strukturze. Jeśli firma prowadzi kilka działów, oddziałów lub linii produktowych, każdy z nich może korzystać z własnych narzędzi do wystawiania faktur, a księgowa i tak widzi wszystkie dokumenty w KSeF w identycznym, ustandaryzowanym formacie. Bez dodatkowych uzgodnień, bez zbierania plików z różnych miejsc.
Więcej o tym, przeczytasz w artykule: jak raportować pracę produkcji.
Podsumowanie
KSeF to zmiana, której nie da się uniknąć, ale to nie znaczy, że trzeba się jej bać. Obawy przedsiębiorców są zrozumiałe i uzasadnione, jednak wdrożenie nowego systemu może być jednocześnie okazją do uporządkowania czegoś, co w wielu firmach produkcyjnych od lat działa na zasadzie improwizacji. Chodzi o obieg dokumentów.
Dla firmy CNC, która korzysta z systemu ERP obsługującego produkcję, magazyn i sprzedaż, KSeF nie jest kolejnym problemem do rozwiązania. Jest elementem, który domyka układ. Faktury zakupowe i sprzedażowe przestają być dokumentami krążącymi między ludźmi w mailach i teczkach, a stają się częścią jednego, spójnego przepływu informacji. Księgowa ma dostęp do dokumentów bez dzwonienia do nikogo. Magazynier przyjmuje towar i od razu widzi fakturę. Właściciel ma bieżący obraz kosztów i przychodów bez czekania na miesięczne zestawienia.
Jeśli Twoja firma zajmuje się produkcją CNC i stoisz przed pytaniem, jak przygotować się do KSeF, Omni CNC to system ERP stworzony z myślą dokładnie o takich firmach jak Twoja. Obsługuje zarządzanie magazynem, zleceniami produkcyjnymi, zamówieniami i sprzedażą w jednym miejscu, a jako w 100% polski produkt jest budowany z uwzględnieniem krajowych wymogów i realiów. Integracja z KSeF to naturalny kolejny krok, który domknie obieg dokumentów bez konieczności łączenia wielu różnych systemów.
Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Wypełnij formularz na produkcjacnc.pl i uzyskaj bezpłatny dostęp do wersji demo, bez zobowiązań.
