Ukryte koszty produkcji CNC, czyli 6 pozycji, które zjadają marżę

Ukryte koszty produkcji CNC nie biorą się z błędu w arkuszu, tylko z pozycji, których w arkuszu w ogóle nie ma. W firmie z ośmioma maszynami sześć takich pozycji sumuje się do około 361 000 zł rocznie, czyli mniej więcej 6% obrotu. To zwykle więcej, niż wynosi cała roczna marża netto zakładu obróbki skrawaniem.

Czym są ukryte koszty produkcji CNC?

Ukryte koszty produkcji CNC to wydatki, które firma realnie ponosi, ale których nie przypisuje do konkretnego zlecenia. Nie znikają, ponieważ ktoś je przecież opłaca. Trafiają jednak do kosztów ogólnych zakładu zamiast obciążyć detal, na którym powstały. W efekcie zlecenie wygląda w kalkulacji na rentowne, choć w rzeczywistości dopłacamy do niego z innych kontraktów.

Różnica między kosztem widocznym a ukrytym sprowadza się do jednego pytania. Czy potrafimy powiedzieć, przy którym zleceniu ten koszt powstał? Materiał i czas obróbki zwykle potrafimy przypisać, natomiast czterdzieści minut przezbrojenia tokarki CNC, dwa braki z kontroli i trzy telefony do kooperanta rozpływają się w kosztach ogólnych.

Wiemy o tym, ponieważ wdrażamy systemy w firmach CNC i za każdym razem porównujemy kalkulację wstępną z rzeczywistą. Rozjazd rzędu kilku procent obrotu jest regułą, nie wyjątkiem.

1. Przezbrojenia liczone ryczałtem

Przezbrojenie to czynność przygotowania maszyny do nowego detalu, czyli wymiana narzędzi, mocowań, ustawienie parametrów i zerowanie. W wycenach pojawia się zwykle jako okrągła liczba, ponieważ tak jest szybciej. Wpisujemy 30 minut, choć przy pierwszym uruchomieniu detalu realny czas bywa znacznie dłuższy.

Różnica 20 minut na jednym przezbrojeniu wygląda niegroźnie. Przy jednym przezbrojeniu dziennie na każdej z ośmiu maszyn daje to jednak 160 minut dziennie, czyli około 667 godzin rocznie. Po przemnożeniu przez stawkę maszynogodziny otrzymujemy 100 000 zł, których nikt nie doliczył do żadnego zlecenia.

Największy problem dotyczy krótkich serii. Przy 500 sztukach nadmiarowe 20 minut rozkłada się niemal niezauważalnie, natomiast przy 12 sztukach ta sama pomyłka potrafi zabrać całą marżę w produkcji CNC.

Wniosek. Ryczałt na przezbrojenie działa tylko wtedy, gdy znamy realny rozrzut czasów. Bez rejestrowania przezbrojenia jako osobnej operacji nie mamy skąd wziąć tej wiedzy.

2. Mikroprzestoje, których nikt nie zapisuje

Mikroprzestój to krótka, nieplanowana przerwa w pracy maszyny, trwająca od kilku do kilkunastu minut. Operator nie zgłasza jej nikomu, ponieważ wydaje się zbyt drobna. Typowe powody to brak materiału przy maszynie, poszukiwanie narzędzia albo drobna korekta parametrów.

Skala tej pozycji zaskakuje przy pierwszym pomiarze. Szesnaście minut dziennie na maszynę to w skali roku 533 godziny na ośmiu maszynach, czyli 80 000 zł. Co istotne, te godziny znikają z dostępnego czasu produkcyjnego, więc jednocześnie podnoszą stawkę maszynogodziny i wydłużają terminy.

Mikroprzestoje pojawiają się w danych dopiero wtedy, gdy operator raportuje pracę cyfrowo i wskazuje przyczynę przerwy. Papierowa karta pracy ich nie pokaże, ponieważ nikt nie zapisze na kartce ośmiu minut czekania na wózek widłowy. Szerzej opisaliśmy ten mechanizm w artykule o tym, jak rejestrować przestoje maszyn CNC.

Wniosek. Mikroprzestoje są najtańsze do wyeliminowania ze wszystkich sześciu pozycji, choć warunkiem pozostaje to, żeby w ogóle je zobaczyć.

3. Braki i poprawki, które wypadają z rozliczenia

Brak to detal odrzucony w kontroli jakości, a poprawka to dodatkowa operacja ratująca detal wadliwy. Obie pozycje kosztują podwójnie, bo zużywamy materiał oraz czas maszyny, a na koniec i tak musimy wyprodukować sztukę dobrą. Mimo to w wielu firmach braki funkcjonują wyłącznie jako liczba sztuk, nie jako kwota.

Przy wskaźniku braków na poziomie 1,8% i koszcie wytworzenia rzędu 4,2 mln zł rocznie mówimy o 60 000 zł. Poprawki dokładają do tego czas, którego nie ma w żadnej marszrucie produkcyjnej, ponieważ z definicji nikt ich nie planuje. Dodatkowo rozjeżdżają harmonogram, co często kończy się opóźnieniem innego zlecenia. Analizowaliśmy ten efekt, opisując najczęstsze przyczyny opóźnień w obróbce CNC.

Wniosek. Braki policzone w sztukach służą do statystyki, natomiast braki policzone w złotówkach zmieniają decyzje technologiczne.

4. Odpad materiałowy i resztówki

Odpad materiałowy to różnica między materiałem kupionym a materiałem, który faktycznie trafił w detal. Przy pręcie o długości 6 metrów i detalu wymagającym 380 mm zostaje końcówka, której zwykle nie da się już wykorzystać. Podobnie działa to przy blachach, gdzie źle dobrany format generuje ścinki nadające się wyłącznie na złom.

Firma kupująca materiał za 1,8 mln zł rocznie traci na nieplanowanych resztówkach około 2%, czyli 36 000 zł. Kwota rośnie przy droższych stopach, ponieważ aluminium lotnicze albo stal nierdzewna kosztują wielokrotnie więcej od zwykłej stali konstrukcyjnej.

Prawdziwy koszt ujawnia się przy zestawieniu zakupu z rozchodem na zlecenia. Dopóki materiał wydajemy „na produkcję” bez wskazania zlecenia, dopóty różnica rozpływa się w inwentaryzacji rocznej.

Wniosek. Odpad materiałowy jest kosztem, który najłatwiej ograniczyć na etapie doboru formatu, a nie na hali.

5. Czas biura technicznego i wyceny, które nie weszły

Praca technologa i osoby wyceniającej to koszt stały, który rzadko trafia do kalkulacji zlecenia. Przygotowanie programu CAM, dobór narzędzi i instrukcja dla operatora potrafią zająć kilka godzin przy nowym detalu, choć obciążają firmę niezależnie od tego, czy klient złoży zamówienie.

Osobną pozycją są wyceny, które nie zakończyły się zleceniem. Dwie osoby poświęcające 25% czasu na ofertowanie to około 850 godzin rocznie, czyli 60 000 zł przy roboczogodzinie 60 zł. Przy skuteczności ofertowania na poziomie 30% większość tej kwoty finansują zlecenia, które faktycznie weszły do produkcji.

Nie oznacza to, że należy ograniczyć ofertowanie. Warto natomiast wiedzieć, ile kosztuje jedna oferta i którzy klienci zamawiają najrzadziej. Różnice między obietnicą z oferty a wynikiem z hali opisaliśmy w tekście o ofertowaniu i rozliczaniu zleceń CNC.

Wniosek. Czas biura technicznego jest realnym kosztem produkcji, choć powstaje na długo przed uruchomieniem pierwszej frezarki CNC.

6. Kooperacja, transport i dopłaty za pilność

Operacje zlecane na zewnątrz wypadają z ewidencji najczęściej ze wszystkich pozycji. Obróbka cieplna, anodowanie czy szlifowanie u kooperanta pojawiają się w kosztach jako faktura, nie jako element zlecenia. Dochodzi do tego transport w obie strony oraz czas pracownika, który pakuje i pilnuje terminu.

Przyjmujemy dla przykładu 25 000 zł rocznie na transport, obsługę kooperacji i dopłaty za skrócony termin u podwykonawcy. Kwota wygląda skromnie na tle pozostałych pozycji, jednak dotyczy wąskiej grupy zleceń. W przeliczeniu na te konkretne detale potrafi więc odpowiadać za kilkanaście procent ich kosztu.

Dodatkowo kooperacja generuje koszt niewidoczny wprost, ponieważ detal czeka. Tydzień u kooperanta to tydzień zamrożonego materiału i przesuniętego terminu.

Wniosek. Kooperacja przestaje być ukrytym kosztem w momencie, gdy wpisujemy ją do marszruty produkcyjnej zamiast do kosztów ogólnych.

Ile to kosztuje razem?

Sześć opisanych pozycji sumuje się w przykładowej firmie do 361 000 zł rocznie. Przy obrocie 6 mln zł odpowiada to 6% przychodu, czyli kwocie porównywalnej z całą marżą netto typowego zakładu obróbki skrawaniem. Poniższe zestawienie pokazuje udział każdej pozycji.

Wartości szacunkowe, oparte na uśrednionych obserwacjach z wdrożeń w firmach o zbliżonej skali. W konkretnym zakładzie proporcje między pozycjami bywają zupełnie inne.

Jak wyciągnąć ukryte koszty na wierzch?

Ujawnienie ukrytych kosztów produkcji CNC wymaga jednej rzeczy, czyli rejestrowania zdarzeń tam, gdzie powstają. Nie chodzi o rozbudowaną analitykę ani o wskaźniki liczone raz na kwartał, lecz o to, żeby każda godzina pracy maszyny, każdy brak i każdy kilogram materiału miały przypisane zlecenie. W praktyce sprowadza się to do kilku prostych mechanizmów.

• Przezbrojenie jako osobna operacja w marszrucie, raportowane oddzielnie od obróbki
• Raportowanie pracy przez operatora z panelu przy maszynie, razem z przyczyną przerwy
• Braki rejestrowane przy operacji, a nie zbiorczo na koniec zlecenia
• Rozchód materiału powiązany ze zleceniem, nie z magazynem jako całością
• Operacje kooperacyjne w marszrucie, z czasem oczekiwania i kosztem usługi
• Kalkulacja rzeczywista zestawiona z wyceną po zamknięciu każdego zlecenia

Efekt pojawia się szybciej, niż większość firm zakłada, ponieważ już po kwartale mamy dość danych, żeby wskazać dwa albo trzy detale systematycznie dopłacające do siebie.

Dane z rejestracji zmieniają też sposób wyceniania kolejnych ofert, ponieważ zamiast powtarzać stawki sprzed dwóch lat opieramy kalkulację na czasach, które faktycznie wystąpiły. Dzięki temu wycena przestaje być prognozą, a staje się wnioskiem z historii produkcji.

Wniosek. Ukryte koszty nie znikają dlatego, że je policzymy. Znikają wtedy, gdy policzone przestają być ukryte i zaczynają wpływać na decyzje.

Podsumowanie

Sześć opisanych pozycji łączy jedna cecha, ponieważ wszystkie powstają tam, gdzie nikt nie rejestruje danych. Przezbrojenia, mikroprzestoje, braki, odpad materiałowy, czas biura i kooperacja obciążają firmę codziennie, natomiast w kalkulacji pojawiają się dopiero po zsumowaniu na koniec roku.

Pierwszym krokiem nie jest cięcie kosztów, tylko ich zobaczenie. Warto zacząć od jednej pozycji, najlepiej od przezbrojeń albo od przestojów, ponieważ obie są łatwe do rejestrowania i szybko pokazują skalę problemu. Sprawdzenie, ile naprawdę zarabiamy na każdym zleceniu CNC, jest naturalną kontynuacją tego ćwiczenia.

Powiązanie każdej godziny, każdego braku i każdego kilograma materiału z konkretnym zleceniem wpisaliśmy bezpośrednio w architekturę Omni CNC. Nie po to, żeby produkować raporty, lecz po to, żeby po zamknięciu zlecenia odpowiedź na pytanie o marżę zajmowała kilka sekund, a nie tydzień pracy w Excelu.

Często zadawane pytania

Czym różnią się ukryte koszty produkcji CNC od kosztów pośrednich?

Koszty pośrednie, czyli administracja, czynsz czy media, z założenia obciążają całą firmę i rozliczamy je narzutem. Ukryte koszty produkcji CNC powstają natomiast przy konkretnym zleceniu, choć z braku rejestracji trafiają do worka kosztów ogólnych. Koszt pośredni da się więc zaplanować, a ukryty zaskakuje dopiero przy rocznym bilansie.

Od której pozycji zacząć, jeśli firma nie mierzy niczego?

Najszybszy efekt daje rejestracja przezbrojeń i przestojów, bo wymaga wyłącznie tego, żeby operator wskazał na panelu rodzaj czynności. Obie pozycje odpowiadają w przykładowym zakładzie za ponad połowę ukrytych kosztów. Co więcej, pierwsze wnioski pojawiają się już po dwóch albo trzech tygodniach zbierania danych.

Czy da się policzyć ukryte koszty w Excelu?

Policzyć da się, natomiast utrzymać taki arkusz przy kilkudziesięciu równoległych zleceniach zwykle się nie udaje. Problemem nie są formuły, lecz źródło danych, ponieważ ktoś musi codziennie przepisywać czasy z kartek. Arkusz wystarcza więc do jednorazowej analizy, jednak przy bieżącym rozliczaniu produkcji szybko przestaje być aktualny.